Відділ кадрів є структурним підрозділом Українського державного університету залізничного транспорту підпорядкований безпосередньо ректорові університету. У своїй діяльності відділ кадрів керується чинним законодавством України, рішеннями уряду України, наказами Міністерства освіти і науки України, наказами ректора університету, Статутом, Колективним договором між адміністрацією та трудовим колективом Українського державного університету залізничного транспорту, Правилами внутрішнього трудового розпорядку Університету та Положенням про відділ кадрів Університету. Задачі та функції відділу кадрів докладно представлені у Положенні про відділ. Основні завдання відділу кадрів: – складання розпорядчих документів по кадровому складу; – облік особового складу при прийнятті, переведенні та звільненні працівників; – супроводження з кадрових питань студентів, їх облік; – облік надання відпусток; – облік змін, що стосуються особи працівника та студента; – оформлення, ведення та облік трудових книжок; – підготовка документів для державної статистичної звітності та звітності, яка подається до державної служби зайнятості; – підготовка документів до архівного зберігання.